Opdrachtgever
Regionale Belasting Groep
Geholpen door
Victor Eiff , Matthias Blankesteijn
Spreek een adviseurDe Regionale Belasting Groep (afgekort: RBG) is een samenwerkingsverband dat belasting int namens een aantal waterschappen en gemeenten.
Al sinds 2010 heft en int de RBG belastingen voor de Hoogheemraadschappen van Schieland en de Krimpenerwaard en van Delfland. Daarnaast voert de RBG deze taken en de WOZ-taken uit voor de gemeente Delft, Schiedam en Vlaardingen.
Aanleiding
‘Als organisatie houden we constant in beeld wat er speelt in onze ‘buitenwereld.’’ trapt Henk Sigmond af. Sigmond is al vanaf de oprichting in 2010 directeur van de RBG.
‘Dat is voor ons echt een proces geweest, maar inmiddels hebben we goed in beeld wat er op ons afkomt en aan welke (wettelijke) eisen we als organisatie moeten voldoen.’
Eén van die nieuwe eisen is de Wet open overheid. Deze wet, als opvolger van de Wet openbaaheid bestuur (Wob), verplicht alle bestuursorganen om te voldoen aan nieuwe eisen, zoals het actief openbaar maken van stukken en het inrichten van de informatiehuishouding.
Risico voor kwaliteit (?)
Dat leverde een risico op voor de RBG, licht Sigmond toe: ‘Voor ons als belastingsamenwerking staat het bieden van kwaliteit op één. Het voldoen aan alle eisen die aan jouw organisatie worden gesteld kun je hier niet los van zien: het goed regelen ervan is onderdeel van de kwaliteit van ons als organisatie. Bestuurders verwachten ook van ons dat wij dit goed op orde hebben.’
Binnen de RBG ontbrak het echter aan iemand die inhoudelijk de materie van de Woo volledig doorgrondt, genoeg weet van de specifieke context van belastingsamenwerkingen om deze materie toe te passen, èn ook de tijd heeft om dit te doen.
‘Wij hadden daarom een materiedeskundige nodig om de eisen uit de Woo bij ons te implementeren, maar ook weet hoe je de organisatie hierin meeneemt. Zo zijn wij bij KokxDeVoogd terecht gekomen.’
Wat heeft KokxDeVoogd dan gedaan?
Matthias Blankesteijn en Victor Eiff zijn gevraagd om de RBG inzicht te geven in de consequenties van de Woo, en de stappen die de RBG moet zetten om ‘Woo-proof’ te worden.
Henk Sigmond: ‘Voor ons was belangrijk dat de expertise die wij inhuurden ook pragmatisch was: we hadden behoefte aan een materiedeskundige die ook in staat was de eisen uit de Woo te vertalen naar de praktijk van onze organisatie.’
Daarom werd een intern projectteam ingericht bestaande uit juristen , de Woo-contactfunctionaris, de bestuursadviseurs en Henk Sigmond als opdrachtgever. Matthias Blankesteijn en Victor Eiff begeleidden de interne projectgroep.
Met het projectteam werd allereerst een impactanalyse gemaakt: waar staat de RBG nu ten opzichte van de eisen van de Woo? Vervolgens is een implementatieplan opgesteld waarin de stappen om ‘Woo-proof’ te worden uiteen zijn gezet, inclusief een planning.
Victor reageert: ‘Daarvoor was allereerst nodig dat we de Woo vertaalden naar de praktijk van de RBG. Daartoe stelden wij één overzichtstabel op, waarin inzichtelijk werd gemaakt waaraan de RBG al voldeed, en waar nog werk aan de winkel was.’
Op basis van die analyse is vervolgens met het projectteam een concrete routekaart waarin op actieniveau de stappen beschreven zijn om de Woo te implementeren.
Matthias: ‘De behoefte was vanaf het begin helder: geen dik onderzoeksrapport, maar een praktische benadering. De opdracht aan KokxDeVoogd was duidelijk te krijgen op welke wijze lacunes kunnen worden weggewerkt, , maar wél in nauwe samenwerking met de medewerkers van RBG. Zij moeten er uiteindelijk mee aan de slag.’
Henk: ‘Wat Matthias en Victor hebben gedaan is hierin de juiste modus vinden: ze lieten helder zien wat nodig was en zijn erin geslaagd onze medewerkers echt mee te nemen in het proces. De wisselwerking was vanaf het begin goed. Dit zorgde ervoor dat ik als opdrachtgever niet de neiging had bij te sturen of dingen te veranderen.’
Wat heeft dit traject concreet opgeleverd?
‘Onze medewerkers zijn met dit traject in de juiste stand gezet.’ geeft Henk aan.
‘Door jullie werkwijze hebben we nu geen rapport dat in de boekenkast belandt. Medewerkers zijn echt deelgenoot geweest van het proces, ze hebben meegemaakt hoe de inhoud tot stand is gekomen. Dat zorgt dat medewerkers er mee aan de slag gaan.’
De RBG is hiermee onderdeel van de kopgroep van bestuursorganen die klaar zijn om te voldoen aan de nieuwe eisen van de Woo.
‘Dat laat zien dat wij dit soort zaken proactief oppakken als organisatie.’ stelt Sigmond. ‘Dat geeft vertrouwen aan onze bestuurders en deelnemers. En dat levert rust en ruimte op voor onze organisatie.’
