KokxDeVoogd is een organisatieadviesbureau
voor overheden en maatschappelijke dienstverleners.

Uitgelicht

Artikel | Gemeenten, wees zorgvuldig bij het stoppen van uw samenwerkingsverbanden

Eind november 2017 verscheen een onderzoek van de Universiteit Groningen en COELO met als conclusie dat gemeenten steeds meer geld uitgeven via samenwerkingsverbanden, maar dat de totale uitgaven niet dalen. Bij kleine en grote gemeenten stijgen de uitgaven zelfs licht als een gevolg van samenwerking.

Met dit beeld in het achterhoofd is de verleiding bij deelnemers aan gemeenschappelijke regelingen groot om te snijden in niet voldoende effectieve en efficiënte  samenwerkingsverbanden. In de praktijk gebeurt het regelmatig dat gemeenten besluiten hun deelname op te zeggen of zelfs dat de deelnemers tezamen besluiten de gemeenschappelijke regeling te beëindigen.

Hoewel het soms goed is om een samenwerkingsverband te beëindigen, moet worden voorkomen dat gemeenten hiermee het kind met het badwater weggooien. Wij zien in de praktijk dat de argumentatie voor opheffing vaak niet voldoende rationeel is onderbouwd en dat de feitelijke gevolgen van opheffing of uittreding worden onderschat. Maxim ter Hedde is partner bij KokxDeVoogd en als vereffenaar regelmatig betrokken bij uittredingen of opheffing van samenwerkingsverbanden en duidt in dit artikel enkele ontwikkelingen.

samenwerkingsverbanden gemeenten

Opheffing van samenwerkingsverbanden is vaak een politiek gemotiveerd besluit.

In de praktijk zien we dat meestal een politieke motivatie de oorzaak is voor opheffing van samenwerkingsverbanden: er is nu eenmaal een keuze gemaakt voor een andere wijze van uitvoering, of het is niet meer logisch om in de bestaande constellatie van gemeenten een taak uit te voeren. Op zichzelf is dit politieke besluit tot uittreding of opheffing van een samenwerkingsverband legitiem. Er kunnen ook andere redenen zijn om (de deelname in) een samenwerkingsverband te beëindigen. De keuze voor de oprichting van het samenwerkingsverband is vaak gebaseerd op een business case. In een business case wordt in de afweging om iets wel of niet (samen) te doen de kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid van de taakuitvoering meegenomen. De business case heeft op het onderdeel kosten een bezuiniging voorspeld en die is niet uitgekomen. De begroting wordt jaren achter elkaar niet gehaald; er wordt verlies geleden. Soms is een dergelijke valse start de oorzaak van onvrede bij de opdrachtgevers. Wanneer het samenwerkingsverband zelf niet in staat is gebleken om de financiële opgaven te realiseren , is het besluit tot opheffing van het samenwerkingsverband snel genomen. Er kunnen dus ook bedrijfseconomische redenen zijn om het samenwerkingsverband te verlaten of op te heffen.

De opheffing van een samenwerkingsverbanden heeft veel impact.

De deelnemers hebben vanuit hun eigenarenrol de verantwoordelijkheid om de onzekerheid te reduceren voor alle betrokkenen. De gevolgen van een uittredingsbesluit of besluit tot opheffing van een samenwerkingsverband worden echter weleens onderschat. Een dergelijk besluit heeft een grote impact. In de eerste plaats voor de medewerkers in dienst van het samenwerkingsverband. Zij vragen zich af wat er mis is gegaan, zeker wanneer opheffing het gevolg is van een politiek gemotiveerd besluit van de deelnemers. We deden het toch goed? Waarom moeten we dan stoppen? In de tweede plaats heeft het impact voor de deelnemende gemeenten. De taak wordt weer teruggenomen in de eigen organisatie of wordt de taak direct weer bij een ander samenwerkingsverband belegd. Er moet dan opeens veel tegelijk gebeuren. Er ontstaat daardoor onduidelijkheid: wie is waarvoor verantwoordelijk en wie heeft (of neemt) welke rol en welke pet op? In de derde plaats heeft het uittredingsbesluit of besluit tot opheffing van een samenwerkingsverband impact voor klanten en leveranciers van het samenwerkingsverband. Klanten kunnen zijn de gemeenten van het samenwerkingsverband zelf, maar ook andere gemeenten of marktpartijen. Zij hebben soms meerjarige contracten lopen en worden onzeker over de toekomst. Klanten gaan op zoek naar zekere alternatieven. Leveranciers vragen meer financiële zekerheden.

Schade beperken door een transparant en ordentelijk opheffingsproces.

Bij het nemen van het besluit tot opheffing van een samenwerkingsverband is het belangrijk te onderkennen dat er schade ontstaat. Deze schade ontstaat in de vorm van voortijdig vertrekkend personeel, klanten die snel alternatieve leveranciers vinden en leveranciers die het samenwerkingsverband houden aan contracten en boetebedingen of afkoopregelingen willen. Er kan ook vertrouwensschade tussen deelnemers onderling ontstaan, wanneer zij onrechtvaardigheid ervaren in de verdeling van de boedel. Omdat je elkaar als bestuurders altijd weer in een ander verband tegen komt wil je ‘gedoe’ zien te voorkomen.

De schade kan worden beperkt door het inrichten van een transparant en ordentelijk liquidatieproces, met duidelijke spelregels die vooraf zijn vastgesteld. Wanneer de deelnemers direct bij het besluit tot opheffing bekend maken welke stappen worden genomen en wanneer over de verschillende onderwerpen duidelijkheid komt, kunnen alle betrokkenen hiermee rekening houden.

Werp geen oude schoen weg als u nog geen nieuwe heeft.

Dit oud Hollandse gezegde is in het geval van opheffing van samenwerkingsverbanden maar al te zeer van toepassing. We zien in de praktijk dat het besluit tot opheffing genomen wordt zonder ofwel een harde liquidatiedatum of dat duidelijk (genoeg) is hoe in de nieuwe situatie de taak wordt uitgevoerd door de gemeente zelf, een ander samenwerkingsverband of door een private partij. Dit is schadelijk voor alle betrokken partijen, omdat met een besluit tot opheffing wel een periode van onzekerheid in gang wordt gezet zonder dat het toekomstperspectief helder is. Na het besluit tot opheffing door de deelnemers zal een gedetailleerd liquidatieplan moeten worden gemaakt. Dit plan handelt echter alleen over de beëindiging van de samenwerking, niet over de inrichting van de nieuwe situatie na opheffing. Deze gemeenteraden zullen vragen stellen bij de opheffing wanneer men nog geen plan voor de nieuwe schoen heeft gezien. Vergeet niet dat de raad met haar budgetrecht deze nieuwe situatie moet goedkeuren en zij wordt niet graag voor het blok gezet. Wanneer bij de inrichting van de nieuwe situatie derde partijen nodig zijn, leidt een definitief besluit tot opheffing tevens tot een zelf opgelegde deadline, waar in het kader van onderhandelingen de positie van de gemeente er meestal niet beter op wordt bij het verstrijken van de tijd.

De schade kan worden beperkt op twee wijzen. In de eerste plaats helpt het om heel duidelijke rollen te scheiden tussen de latende partij (het bestuur van het samenwerkingsverband) en de ontvangende partij (de rechtsopvolger). Praktische uitwerking daarvan is om de voor de ontvangst van de boedel verantwoordelijke partij een inrichtingsplan op te laten stellen op hetzelfde detailniveau als het liquidatieplan (die opgesteld wordt door de latende partij). In de tweede plaats kunnen de latende en de ontvangende partijen (meestal zijn dit dezelfde organisaties) op voorhand garanties afgeven aan medewerkers, klanten of leveranciers. Die garanties moeten dan uiteraard wel waar worden gemaakt.

Onze rol in de het ordentelijk laten verlopen van opheffings- en beëindigingsprocessen sluit goed aan bij onze ambitie ‘Ontdek de staat van morgen’.

Als deelnemers aan een gemeenschappelijke regeling om welke redenen dan ook besluiten om uit te treden of het samenwerkingsverband op te heffen, kunnen wij helpen bij een zakelijk, ordentelijk en voorspelbaar verloop van de scheiding der wegen. Dergelijke organisatie liquidatietrajecten kunnen lastig en complex zijn. De rol die wij als vereffenaar in dergelijke trajecten spelen geeft ons veel voldoening en is een dankbare taak. Door ’gedoe’ en verwarring te voorkomen kunnen partijen zich beter focussen op de toekomst en dat is mooi meegenomen als je weet dat de wegen elkaar zeker nog eens zullen kruisen.

 

KokxDeVoogd is gevestigd in Houten. KokxDeVoogd is geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 54502276, met BTW nummer NL8513.30.563.B01.